Datenschutzerklärung

Verantwortlich

INKternational GmbH

Anschrift

Hohe Straße 16, 46483 Wesel

Vertreten durch

Yashar Mehdizade (Geschäftsführer)

Telefon

+49 173 8190084

E-Mail

info@inkternational.gmbh

Weitere Anbieterangaben: Impressum.

Datenschutzbeauftragter: Angaben werden hier ergänzt, sofern ein Datenschutzbeauftragter benannt ist. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bis dahin an die oben genannten Kontaktdaten.

INKPLAN ist eine nicht öffentliche Software zur internen Verwaltung von Tattoo- und Piercingstudios. Sie wird ausschließlich von angemeldeten Mitarbeitenden, Artists und beauftragten Stellen (Buchhaltung, Steuerberatung) genutzt. Öffentlich zugänglich sind nur die Startseite inkplan.de mit dem Anfrageformular für Studios (Abschnitt 16), die Anmeldeseite, diese Rechtstexte und das Formular, über das Kundinnen und Kunden per persönlichem Link ihre Einverständniserklärung ausfüllen.

Funktionen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Terminplanung und Kalender je Studio, einschließlich Agentur-Terminen aus Google Kalendern
• Kundenverwaltung, Projekte, Kundendokumente und Einverständniserklärungen (Tattoo und Piercing)
• Artist- und Piercer-Verwaltung: Aufenthalte, Abwesenheiten, Motive, Vergütungsregeln, eigene Artist-App
• Kasse: Zahlungen, Anzahlungen, Erstattungen, Ausgaben, Tagesabschluss, Bankeinzahlungen, Belege
• Gutscheine: Verkauf, Druck, Einlösung
• Finanzen, Produktion, Verteilung und Buchhaltungs-/Steuerberaterpakete
• Mitarbeitende, Zeiterfassung an Arbeitsplätzen, Teamziele
• Benachrichtigungen, Aktivitäts- und Änderungsprotokolle

Derzeit setzt die INKternational GmbH INKPLAN für ihre eigenen Studios ein und ist Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Nutzt ein anderes Studio INKPLAN auf Grundlage der AGB, ist dieses Studio für die Daten seiner Kundschaft und Mitarbeitenden verantwortlich; die INKternational GmbH verarbeitet diese Daten dann als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Vertrag zur Auftragsverarbeitung).

Für jede Person mit Zugang wird ein Benutzerkonto angelegt. Gespeichert werden:

• Benutzername, Vor- und Nachname, optional E-Mail-Adresse und Profilbild
• Rolle (z. B. Administration, Studioleitung, Rezeption, Artist, Buchhaltung, Steuerberatung), Studiozuordnung und individuelle Berechtigungen
• Passwort ausschließlich als kryptografischer Hash (bcrypt) – nie im Klartext –, Zeitpunkt eines Einmal-Passworts und die Pflicht, es zu ändern
• Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Zahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche und eine eventuelle vorübergehende Sperre
• Anzeigeeinstellungen: Sprache, Farbschema, Schriftgröße, Datums- und Zeitformat

Zweck ist die Bereitstellung des Zugangs, die Durchsetzung von Rollen und Rechten sowie der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Beschäftigungs- bzw. Nutzungsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

Nach der Anmeldung entsteht eine Sitzung. Im Browser liegt dafür ein zufälliges Sitzungs-Token in einem Cookie; in der Datenbank wird nur ein Hash dieses Tokens gespeichert, zusammen mit Benutzer, Ablaufzeit, letzter Aktivität, IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent). Sitzungen laufen automatisch ab – je nach Zugangsart nach 12 Stunden, 14 Stunden (Rezeptions-Arbeitsplatz) oder 30 Tagen (Artist-App).

Die Rezeption meldet sich nur an freigegebenen Arbeitsplätzen an. Ein Arbeitsplatz wird mit einem einmaligen Kopplungscode eingerichtet; danach liegt im Browser des Geräts ein Geräte-Cookie, in der Datenbank nur dessen Hash. Zum Arbeitsplatz werden Name, Studio, Kopplungszeitpunkt, Browserkennung, letzte Nutzung und letzte IP-Adresse gespeichert, zu Zugriffen auf den Arbeitsplatz ein Protokoll mit Ereignis, Benutzer, IP-Adresse und Browserkennung. Auf Smartphones erhält die Rezeption – unabhängig von der Rolle – nur die Funktionen der Rezeptions-App; die Erkennung erfolgt anhand der Browserkennung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (sicherer, nachvollziehbarer Zugang zu Kunden- und Kassendaten).

Zu Kundinnen und Kunden der Studios können gespeichert werden:

• Kundennummer, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anschrift
• Status (z. B. Stammkunde), freie Notizen des Studios
• Allergien, Unverträglichkeiten und medizinische Hinweise, soweit sie angegeben wurden (siehe Abschnitt 6)
• Termine mit Leistung, Körperstelle, Stil, Motiv, Größe, Preis, Anzahlung, Artist, Terminquelle und Ergebnis
• Projekte, Referenzbilder, Skizzen und Ergebnisfotos
• Zahlungen, Belegnummern, Gutscheine und Erstattungen
• Kundendokumente und ausgefüllte Einverständniserklärungen

Zweck ist die Planung und Durchführung der gebuchten Behandlung, die Abrechnung und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Studio) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten). Rollen ohne Berechtigung – etwa die Studioleitung – sehen Kunden nur operativ (Name, Telefon, Termine), nicht aber Gesundheitsdaten oder Dokumentinhalte.

Vor einer Tattoo- oder Piercingbehandlung erhält die Kundin bzw. der Kunde einen persönlichen Link (auch als QR-Code), der nach Ablauf automatisch ungültig wird. Über das Formular werden erfasst:

• Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anschrift
• die Antworten auf die Gesundheitsfragen – u. a. Alkohol oder Drogen, Schwangerschaft oder Stillzeit, Allergien und Unverträglichkeiten, Medikamente, Diabetes, Blutgerinnungs- oder Wundheilungsstörungen, Hauterkrankungen, Epilepsie oder Kreislaufprobleme – sowie freie Angaben dazu
• die Bestätigungen der Aufklärungspunkte und eine handschriftliche Unterschrift (als Bild)
• optional die Einwilligung, vom Studio per WhatsApp, Telefon oder E-Mail kontaktiert zu werden
• Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung der Übermittlung als Nachweis

Aus den Angaben erzeugt INKPLAN ein PDF, das als Kundendokument gespeichert wird. Gesundheitsangaben sind besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Sie werden auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) zur Gefahreneinschätzung und Aufklärung verarbeitet; die Einwilligung ist im Formular selbst enthalten und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein bei der Einwilligung angegebener Allergiehinweis wird den zuständigen Personen gesondert angezeigt; den Inhalt der Erklärung sehen nur Rollen mit ausdrücklicher Berechtigung. Die optionale Kontakt-Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) ist freiwillig und ebenfalls jederzeit widerrufbar.

Hochgeladene und erzeugte Dateien – Kundendokumente, Einverständnis-PDFs, Referenzbilder, Skizzen und Ergebnisfotos, Motive, Profilbilder, Artist-Unterlagen (z. B. Ausweis- oder Passkopie, Vereinbarung), Kassen- und Ausgabenbelege, Fotos von Kassenabschlüssen, Bankeinzahlungsbelege, Gutschein-PDFs, Unterlagen für die Steuerberatung (z. B. Kontoauszüge) und Buchhaltungspakete – werden in einem privaten Objektspeicher (Cloudflare R2, Speicherort EU) abgelegt. Erlaubt sind nur PDF, JPG, PNG und WebP bis 10 MB; Exporte werden vom System selbst erzeugt.

Dateien sind nie öffentlich abrufbar. Jeder Abruf läuft über INKPLAN und wird vorher anhand von Rolle, Berechtigung und Studiozuordnung geprüft; Antworten werden nicht zwischengespeichert. Dokumente werden beim „Entfernen“ archiviert (mit Zeitpunkt, Person und Grund), nicht sofort gelöscht, damit Nachweise erhalten bleiben.

Studios können Kalender einer Agentur anbinden, die diese für das Dienstkonto von INKPLAN freigegeben hat (Google Service Account des Projekts INKPLAN). Die Anbindung ist optional und je Studio einstellbar.

Zweck ist die Koordination der von Agenturen vermittelten Termine. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der gebuchten Termine) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (abgestimmte Terminplanung mit der Agentur). Anbieter: siehe Abschnitt 13.

• Zahlungen mit Art (Bar, PayPal, Gutschein), Betrag, Zeitpunkt, Belegnummer, Kunde, Termin und erfassender Person; historisch nacherfasste Vorgänge sind als solche gekennzeichnet
• Kassenbewegungen, Tagesabschlüsse mit gezähltem Bestand, Differenzen und verantwortlicher Person, Korrekturen mit Grund, Vorfälle
• Ausgaben mit Beleg, Bankeinzahlungen mit Beleg
• Gutscheine mit Code, Wert, Restwert, Verkauf (Studio, Person, Zeitpunkt), optional Kunde bzw. Name der beschenkten Person, Einlösungen und Druckvorgänge
• Produktion je Artist, Vergütungsregeln, Tagesverteilung und Auszahlungsbeträge
• Buchhaltungs- und Steuerberaterpakete (Exporte) und dafür hochgeladene Unterlagen

INKPLAN wickelt selbst keine Zahlungen ab und ist nicht mit Zahlungsdienstleistern verbunden; PayPal-Zahlungen werden nur als Zahlungsart erfasst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (insbesondere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht, z. B. § 147 AO, § 257 HGB).

• Änderungsprotokoll (Audit): wer wann welche fachliche Änderung vorgenommen hat, mit Vorher-/Nachher-Werten, Grund und – soweit vorhanden – IP-Adresse
• Aktivitätsprotokoll: kurze Einträge wie „Termin angelegt“ oder „Kassenabschluss erstellt“
• Benachrichtigungen innerhalb der Anwendung und deren Lesestatus
• technische Betriebsprotokolle des Hostings (Cloudflare Workers Logs) zu Anfragen und Fehlern; INKPLAN protokolliert dort keine Passwörter oder Zugangs-Tokens

Zweck ist die Nachvollziehbarkeit von Kassen- und Finanzvorgängen, die Aufklärung von Fehlern und der Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

INKPLAN verwendet ausschließlich technisch notwendige bzw. von Ihnen gewählte Einstellungs-Cookies. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und keine eingebundenen Drittanbieter-Inhalte.

inkplan_session

Anmeldung (Sitzungs-Token, httpOnly) – bis zum Ablauf der Sitzung bzw. Abmeldung

inkplan_ws

Freigegebener Rezeptions-Arbeitsplatz (Geräte-Token, httpOnly) – bis zu 400 Tage

inkplan_locale

Gewählte Sprache – 1 Jahr

inkplan_theme, inkplan_font

Farbschema und Schriftgröße – 1 Jahr

inkplan_goauth

Schutz der optionalen Google-Anmeldung – 10 Minuten

Die Artist-App registriert einen Service Worker, der lediglich das App-Symbol für die Installation auf dem Startbildschirm zwischenspeichert; Kundendaten oder Antworten der Anwendung werden nicht im Browser gespeichert. Schriftarten werden von INKPLAN selbst ausgeliefert, es werden keine externen Schriftdienste aufgerufen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) und Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

• Cloudflare, Inc. – Betrieb der Anwendung (Cloudflare Workers einschließlich zeitgesteuerter Aufgaben), Dateispeicher (R2, Speicherort EU), DNS und TLS-Verschlüsselung für inkplan.de, Versand der Anfrage-E-Mails (Email Routing) sowie Betriebsprotokolle.
• Neon (Datenbankdienst) – PostgreSQL-Datenbank mit allen strukturierten Daten aus dieser Erklärung, Region Frankfurt am Main (AWS eu-central-1).
• Google – Google Calendar API, nur wenn ein Studio einen Agentur-Kalender angebunden hat (Abschnitt 8); Gmail als Ersatz-Empfangspostfach für Anfragen (Abschnitt 16).

Diese Anbieter verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Soweit dabei Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in die USA, gelangen können, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln). Außer der Weiterleitung von Anfragen (Abschnitt 16) versendet INKPLAN derzeit keine E-Mails.

Innerhalb des Studios erhalten nur Personen Zugriff, deren Rolle es erfordert (Rollen- und Rechtekonzept, Studiozuordnung). Die Buchhaltung und die Steuerberatung erhalten – sofern ihnen ein Zugang eingerichtet ist – Lesezugriff auf Finanzdaten, Buchhaltungspakete und dafür hochgeladene Unterlagen. Bei Agentur-Terminen erhält die Agentur über ihren Google Kalender die in Abschnitt 8 genannten Angaben. Eine Weitergabe an sonstige Dritte, ein Verkauf von Daten oder eine Nutzung zu Werbezwecken findet nicht statt. Es gibt keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Daten werden gespeichert, solange sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Zahlungen, Kassenabschlüsse, Belege und Buchhaltungsunterlagen gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB). Einverständniserklärungen werden – wie im Formular angegeben – bis zu 10 Jahre aufbewahrt.

Kunden, Dokumente und andere Nachweise werden zunächst archiviert (nicht mehr in Listen sichtbar) statt sofort gelöscht; Sitzungen und Kopplungscodes verfallen automatisch. Die Datenbank kann für die letzten 6 Stunden auf jeden Zeitpunkt zurückgesetzt werden; zusätzlich entsteht täglich eine Sicherung, von der die letzten 5 aufbewahrt und ältere automatisch gelöscht werden.

Die Startseite setzt keine Cookies und bindet keine Inhalte Dritter ein. Über das Formular „Unverbindlich anfragen“ können Studios Kontakt aufnehmen. Verarbeitet werden: Name des Studios, Ansprechpartner:in, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachricht sowie – nur zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen – ein verschlüsselter Hashwert der IP-Adresse (die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert). Ein verstecktes Feld und eine Mindest-Ausfüllzeit dienen dem Schutz vor automatisierten Anfragen.

Die Anfrage wird in INKPLAN gespeichert und der Administration angezeigt. Zusätzlich wird sie per E-Mail an info@inkternational.gmbh weitergeleitet; der Versand erfolgt über Cloudflare Email Routing (Absender anfrage@notify.inkplan.de). Bis diese Adresse für den Versand bestätigt ist, geht die Weiterleitung an das Google-Postfach des Betreibers (Gmail). Zweck ist die Bearbeitung der Anfrage und die Anbahnung eines Vertrags. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch). Anfragen werden gelöscht, wenn sie erledigt sind und kein Vertrag zustande kommt, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit für Daten, die auf Einwilligung oder Vertrag beruhen und automatisiert verarbeitet werden (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen – etwa zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten oder zur Kontaktaufnahme – jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Kundinnen und Kunden eines Studios können sich auch direkt an ihr Studio wenden.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für den Sitz des Verantwortlichen in Wesel ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung in INKPLAN ändert – etwa durch neue Funktionen, Dienstleister oder Cookies. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.